Organizational Structure

The Executive Team along with the Standing Committees are responsible for the goals of each priority area. Additional Working Groups will be created for special projects as needed.

The diagram below demonstrates how the priority areas serve as the foundation for our organizational structure. However, it is expected that specific goals or objectives within a particular committee or working group may occasionally address more than one priority area. The distribution of responsibilities will be determined at the Annual Planning Meeting.

organizational structure of the GPDN

In total, four groups have been identified as necessary to achieve our priorities and goals:

Executive Committee:

This group consists of five elected members (Past President, President, Vice President, Membership Manager, and Secretary) who are responsible for steering the organization and acting as chairs or members of specific committees.

Standing Committees:

These groups consist of up to 6 members who focus on particular priorities or ongoing goals and objectives (e.g. organizing the National Conference). Committee roles will echo the format of the Executive (Past Chair, Chair, Vice Chair), which means leads will commit to remaining on the committee for 3 years.  Ideally, other committee members will commit to 1 to 2 years. Committees report to the Executive; if no executive member is part of the committee, one will be appointed as the direct contact for the committee.

Working Groups:

These groups consist of 3 to 6 members (with one person identified as the chair) formed to complete a particular goal or objective. There is typically a specific deliverable that the group is working towards, with an end date built into the mandate. As such, the commitment expected from working group members is limited to the scope of the particular project they are working on. If it becomes evident that the work will become ongoing, then the group may be converted into a committee. Working groups usually report to a related committee but may report to the Executive.

Communities of Practice:

These are self-managed groups formed based on shared needs and interests of members. A Community of Practice can be initiated by any member of the GPDN with a special interest, who will then take responsibility for scheduling and leading group discussions. Commitment and structure are determined by the lead.


STRUCTURE ORGANISATIONNELLE

L'équipe exécutive ainsi que les comités permanents sont responsables de la concrétisation des objectifs pour chaque domaine prioritaire. Des groupes de travail supplémentaires seront créés pour des projets spéciaux, au besoin.

Le diagramme ci-dessous démontre comment les domaines prioritaires font office de bases pour la structure organisationnelle. Cela étant, il est prévu que des objectifs spécifiques au sein d'un comité ou d'un groupe de travail particulier puissent occasionnellement concerner plus d'un domaine prioritaire. Ainsi, la répartition des responsabilités sera déterminée lors de la réunion de planification annuelle.

organizational structure of the GPDN

En tout, quatre groupes ont été identifiés comme primordiaux afin de fixer nos priorités et d’atteindre nos objectifs:

Le comité exécutif:

Ce groupe est composé de cinq membres élus (ancien président, président, vice-président, responsable des adhésions et secrétaire) qui sont chargés de diriger l'organisation et d'agir en tant que présidents ou membres de comités spécifiques.

Comités permanents:

Ces groupes sont composés d'un maximum de six membres qui se penchent sur des priorités précises ou encore sur des objectifs permanents (à titre d’exemple, l'organisation de la conférence nationale). Le rôle des comités reprend le format de l'exécutif (président sortant, président, vice-président). Forcément, ceci implique que les responsables s'engagent à demeurer au sein du comité pendant trois ans.  Idéalement, les autres membres du comité s'engageront pour un ou deux ans. Les comités rendent compte à l'exécutif. Si aucun membre de l'exécutif ne fait partie du comité, un membre sera nommé comme contact direct.

Groupes de travail:

Ces groupes sont composés de trois à six membres (avec une personne désignée comme président). Ces groupes sont formés afin d’atteindre un objectif particulier. Le groupe travaille généralement à la réalisation d'un produit précis, avec une date de fin prévue dans le mandat. En tant que tel, l'engagement attendu des membres du groupe de travail est limité à la portée du projet sur lequel ils travaillent. S'il devient évident que les travaux deviendront permanents, le groupe peut être transformé en comité. Les groupes de travail rendent généralement compte à un comité connexe, mais peuvent également rendre compte à l'exécutif.

Communautés de pratique:

Il s’agit de groupes autogérés constitués selon les besoins et les intérêts communs des membres. Une communauté de pratique peut être initiée par tout membre du RPESP ayant un intérêt particulier, qui prendra ensuite la responsabilité de programmer et de diriger les discussions. L'engagement et la structure sont déterminés par le responsable.


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